Společnost AXA ASSISTANCE CZ,  s.r.o., IČO: 25695215, se sídlem Hvězdova 1689/2a, Nusle, 140 00 Praha 4 (dále také „AACZ“) zavedla vnitřní oznamovací systém v souvislosti se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále také „Zákon“).

Oznámení mohou podávat všechny osoby, které vykonávají práci nebo jinou obdobnou činnost ve smyslu uvedeném v § 2 odst. 3 Zákona. Rozsah oznámení je uveden v interním předpise „AXA Partners CEE – Czechia Whistleblowing and Investigations Policy“.

 

JAK PODAT OZNÁMENÍ?

V rámci zavedeného vnitřního oznamovacího systému můžete oznámení učinit následujícími způsoby:

• Prostřednictvím zabezpečeného e-mailu na adrese: whistleblowing@partners.axa.
• Ústně telefonicky na telefonním čísle +420 739 914 552.
• Osobně na vaši žádost na místě stanoveném na základě dohody s příslušnou osobou, a to prostřednictvím e-mailu uvedeného výše. Osobní podání oznámení vám bude umožněno v přiměřené lhůtě po podání vaší žádosti, nejpozději však do 14 dnů.

V případě, že učiníte oznámení jiným způsobem, než je uvedeno výše (například se obrátíte na jiné pracovníky AACZ) nebude takové oznámení považováno za oznámení ve smyslu Zákona.

PŘÍSLUŠNÉ OSOBY

Vaše oznámení přijmou příslušné osoby, kterých je v AACZ 8. Konkrétně jsou příslušné osoby následující:

• Mgr. Jiří Hradský, tel.: +420 739 914 552, e-mail: jiri.h@sedlakovalegal.com
• Mgr. Petr Zítka, tel.: +420 737 950 374, e-mail: petr.z@sedlakovalegal.com
• Monika Popelářová, tel.: +420 739 914 552, e-mail: whistleblowing@partners.axa
• Kateřina Vichová, tel.: +420 739 914 552, e-mail: whistleblowing@partners.axa
• Deidre Cleary, tel.: +420 739 914 552, e-mail: whistleblowing@partners.axa
• Stephen O’Neill, tel.: +420 739 914 552, e-mail: whistleblowing@partners.axa
• Sven Roosen, tel.: +420 739 914 552, e-mail: whistleblowing@partners.axa
• Jihane Guilet, tel.: +420 739 914 552, e-mail: whistleblowing@partners.axa

Příslušná osoba je vázána mlčenlivostí a bude chránit Vaši identitu a informace, které jste poskytli při podání oznámení. Pokud však AACZ zjistí, že oznámení je vědomě nepravdivé, ochrana se na Vás nevztahuje.

MOŽNOST EXTERNÍHO OZNÁMENÍ

Kromě vnitřního oznamovacího systému umožňuje Zákon využít také další způsoby oznámení (uvedených v odrážkách níže). Na rozdíl od interního oznamovacího systému nemůžeme garantovat rychlou reakci na Vaše oznámení a promptní přijetí opatření k nápravě. Těmito externími způsoby oznámení jsou:

• Oznámení prostřednictvím oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti, který je dostupný na této adrese: https://oznamovatel.justice.cz/. V takovém případě bude oznámení řešeno výhradně ze strany Ministerstva spravedlnosti.
• Oznámení prostřednictvím uveřejnění, to však jen v případech vyjmenovaných v § 7 odst. 1 písm. c) Zákona, zejména pokud:

• AACZ nebo Ministerstvo spravedlnosti nepřijalo ve lhůtách stanovených v Zákoně, vhodné opatření, zejména příslušná osoba neposoudila důvodnost oznámení podle Zákona, nebo nepřijala k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření dle Zákona.
• máte oprávněný důvod se domnívat, že jednání uvedené v oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku nebo bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy.

V případě, že učiníte oznámení prostřednictvím některé z výše uvedených možností, náleží vám ochrana podle Zákona.

 
INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Řádné zpracování Vašich osobních údajů je pro naši společnost velice důležité. Proto klademe velkou váhu na jejich ochranu. Tímto bychom Vám rádi poskytli podrobné informace o tom, proč a pro jaké účely vaše osobní údaje zpracováváme, o právech, která v souvislosti s jejich zpracováním máte, ale i jiné informace, které pro Vás mohou být ve spojení se zpracováním Vašich osobních údajů důležité.
Rádi bychom Vás ujistili, že ve skupině AXA dodržujeme přísná pravidla stanovující, kteří zaměstnanci mají k Vašim osobním údajům přístup a které osobní údaje je možné zpracovávat. Seznamte se prosím s níže uvedenými informacemi, které jsme pro Vás v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů připravili tak, aby byl pro Vás tento dokument co nejvýstižnější a maximálně užitečný.

SPRÁVCE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Správcem osobních údajů je takový subjekt, který sám nebo společně s jiným stanovuje účely a prostředky zpracování Vašich osobních údajů. Typicky se bude jednat o společnost, které své osobní údaje poskytujete.
V tomto případě je správcem Vašich osobních údajů společnost AXA ASSISTANCE CZ, s.r.o., se sídlem Praha – Nusle, Hvězdova 1689/2a, PSČ 14000, zapsaná u Městského soudu v Praze pod číslem C 61910 (dále jen „AACZ“). AACZ je součástí celosvětové skupiny AXA. Naše webové stránky naleznete na adrese: www.axa-assistance.cz
Při těchto činnostech plní společnost AACZ funkci správce Vašich osobních údajů, což znamená, že určujeme účel a prostředky, jak jsou Vaše osobní údaje zpracovávány.

POVĚŘENEC PRO OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Společnost AACZ dále ustanovila Pověřence pro ochranu údajů, který dohlíží na řádné zpracování osobních údajů (tzv. DPO).
Veškeré nezbytné vzory případných dotazů nebo žádostí naleznete na naší webové stránce, která je určena speciálně pro ochranu osobních údajů www.axa-assistance.cz/ochrana-osobnich-udaju
Dle Vašich preferencí a možností nás můžete kontaktovat různými způsoby:

• e-mailem ochranaudaju@axa-assistance.cz,
• přes kontaktní formulář na webových stránkách www.axa-assistance.cz/ochrana-osobnich-udaju,
• písemně na adrese AXA ASSISTANCE CZ, s.r.o., Praha 4, Hvězdova 1689/2a, PSČ 140 00.

S jakýmikoli dotazy souvisejícími se zpracováním Vašich údajů se můžete obrátit na Pověřence pro ochranu osobních údajů a uplatnit svá práva na ochranu svých osobních údajů, jak je popsáno níže.

ÚČEL ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Všechny Vaše osobní údaje budou zpracovávány za účelem vyřešení Vašeho oznámení, jeho vyhodnocení a navržení dalších opatření v souvislosti s učiněným oznámením. Tyto účely stanovuje AACZ zákon č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, proto je právním základem tohoto zpracování plnění zákonné povinnosti, případně pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo na základě oprávněného zájmu AACZ (v případech ochrany vlastních právních nároků).

KATEGORIE SHROMAŽĎOVANÝCH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Jelikož je možné přes vnitřní oznamovací systém předat některé Vaše osobní údaje, bude AACZ zpracovávat:

• Vaše identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, Vaše identifikace, například evidenční číslo);
• Vaše kontaktní údaje (e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa pro doručování);
• informace obsažené v samotném oznámení;
• další informace získané v průběhu řešení oznámení;
• logy a další technické údaje uložené v rámci interního oznamovacího systému, kde jsou oznámení evidována.

SDÍLENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Garantem ochrany a řádného zpracování Vašich osobních údajů je dle zákona správce těchto údajů. Stejné požadavky jsou kladeny i na další společné správce Vašich osobních údajů. Správci či společní správci mohou pro zpracování údajů využít zpracovatele. Zpracovatelem osobních údajů je tedy každý subjekt, který na základě zvláštního zákona nebo s pověřením či zmocněním správce nebo společného správce zpracovává osobní údaje. V těchto případech je smluvně i zákonem garantována stejná ochrana Vašich údajů, jako je tomu u AACZ. Takové organizace zpracovávají osobní údaje na základě smlouvy, kterou s námi mají uzavřenou a podle našich pokynů.
Celý oznamovací systém je založen na maximální důvěrnosti. K Vašim osobním údajům se tak primárně dostane pouze příslušná osoba, případně s Vašim souhlasem také další pracovníci AACZ. Technicky se k informacím mohou dostat také IT pracovníci AACZ a provozovatel e-mailového systému, kteří však pouze zajišťují technické fungování, jsou vázáni mlčenlivosti a zavázali se, že nebudou k osobním údajům přistupovat. V případě, že bude oznámení vyžadovat zapojení externí příslušné osoby, mohou být informace předány této externí příslušné osobě.
Vaše osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.

DOBA, PO KTEROU BUDOU VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE UCHOVÁVÁNY

Vaše osobní údaje bude AACZ zpracovávat po Zákonem stanovenou dobu. Ta je nastavena na dobu 5 let ode dne přijetí oznámení. Tato doba může být prodloužena v případných sporech a dalších situacích, kdy bude ze strany státních orgánů vyžadováno uchování těchto osobních údajů. Evidence údajů o přijatých oznámeních je vedena v elektronické podobě u příslušné osoby. Fyzicky jsou dokumenty uloženy u příslušné osoby a ke všem informacím nemá nikdo jiný přístup.

VAŠE PRÁVA

Máte vůči nám právo požadovat přístup k Vašim osobním údajům, jejich změny, výmazy nebo omezení jejich zpracování a předávání.
Bez ohledu na práva uvedená výše, jste oprávněni vznést námitku vůči zpracování Vašich osobních údajů:

• je-li zpracování nezbytné k plnění úkolů ve veřejném zájmu nebo jako součást výkonu veřejné moci pověřené správcem;
• je-li zpracování nezbytné pro účely vyplývající z právně odůvodněných zájmů prováděných správcem nebo třetí osobou.

Zjistíte-li nebo se budete domnívat, že Vaše osobní údaje i nadále zpracováváme v rozporu s ochranou Vašeho soukromí nebo platnou legislativou, máte právo požadovat vysvětlení nebo máte právo podat stížnost k dohledovému orgánu – Úřadu pro ochranu osobních údajů.
Vezměte prosím na vědomí, že skupina AXA nikdy neprodává vaše osobní údaje.
Veškeré nezbytné žádosti nebo odpovědi na často kladené otázky naleznete na naší webové stránce, která je určena speciálně pro ochranu osobních údajů www.axa-assistance.cz/ochrana-osobnich-udaju.

SPECIFIKA VAŠICH PRÁV

Všechna Vaše práva bude vyřizovat pouze příslušná osoba. V případě, že chcete mít jistotu, aby se o výkonu Vašeho práva dozvěděla pouze příslušná osoba, použijte pro uplatnění práva e-mailovou adresu určenou pro přijímání oznámení.
V případě, že uplatníte svá práva podle GDPR a budete požadovat informace o prováděném zpracování, může dojít k tomu, že této žádosti nebude vyhověno. K tomu může dojít zejména ve chvíli, kdy budou osobní údaje zpracovávány o Vás jako o osobě, která potenciálně porušila právní předpisy a je předmětem oznámení.
V takovém případě by příslušná osoba musela vyhodnotit, zda by vyhověním žádosti subjektu údajů nemohlo dojít k maření prošetřování oznámení, ztížení přijetí nápravných opatření či odhalení totožnosti oznamovatele.  O výsledku posouzení žádosti pak příslušná osoba informuje přímo žadatele, bude-li takový postup adekvátní.

EXISTENCE AUTOMATIZOVANÉHO ROZHODOVÁNÍ

Pro toto zpracování není využíváno automatizovaného rozhodování.

ZDROJE, ZE KTERÝCH OSOBNÍ ÚDAJE POCHÁZEJÍ

Osobní údaje jsou získány přímo od Vás, pokud jste oznamovatelem, případně jsou získány v rámci prošetřování oznámení prostřednictvím příslušných osob.